L’importance du vocabulaire dans le quotidien de l’équipe

Le pouvoir des mots

La communication est un socle fondamental de toute équipe performante. Cependant, parfois, le choix des mots peut semer le doute, diluer l’engagement et entretenir le flou dans les interactions. Ce constat est essentiel dans la gestion des équipes, car un vocabulaire ambigu peut nuire à la clarté des objectifs, à la motivation et à l’engagement collectif, ou être symptomatique de dysfonctionnements.

Identifier les expressions équivoques…

Les expressions qui entretiennent le flou dans la communication peuvent revêtir plusieurs formes. Parmi elles, on retrouve les formulations conditionnelles telles que « il faudrait« , « je devrais« , ainsi que l’emploi du pronom impersonnel « on« . Ces formulations diluent souvent la responsabilité, peuvent masquer un manque d’engagement ou de confiance en soi, ou être révélatrices d’un manque de moyens.

Pour y remédier, vous pouvez encourager des formulations plus claires et engageantes en incitant les membres de l’équipe à s’exprimer de manière directe.

Par exemple, en réaction à la phrase « Il faudrait peut-être avancer sur ce projet« , n’hésitez pas à faire préciser : “Si je comprends bien, tu proposes que nous commencions à travailler sur ce projet cette semaine, c’est ça ?« . Ou encore, avec la phrase « Ce serait intéressant de présenter ce sujet« , n’hésitez pas à faire reformuler ainsi « Si j’ai bien saisi, tu trouves ce sujet intéressant et tu souhaites qu’on le mette à l’ordre du jour de la prochaine réunion ?« 

…et les injonctions parfois inutiles.

Par ailleurs, on retrouve aussi les formulations injonctives comme “Il faut” ou “Je dois” qui signifient qu’il y a une contrainte, soit intérieure (une croyance comme par exemple “je dois toujours faire les choses parfaitement”), soit extérieure (un client, un manager, un contrat) et qu’il convient de clarifier.

Ainsi, en réaction à la phrase “il faut que je termine ce document pour ce soir”, il conviendrait de faire préciser :”Tu veux dire que si tu ne termines pas ce soir, tu ne peux pas respecter un engagement pris envers ton client ?”.

Détecter pour agir

Dans une équipe, il est essentiel de repérer les moments où l’engagement fait défaut ou lorsque la pression est forte et que la motivation s’émousse. Les expressions telles que « je dois« , « je devrais« , « Il faudrait« , « ce serait bien que » ou les formulations incertaines comme « probablement » doivent agir comme un signal d’alarme et peuvent indiquer un manque de confiance en soi, une pression extérieure, un désengagement latent ou un manque de moyens comme le temps à disposition ou les bons outils. Il est alors important d’encourager une communication responsable et transparente sur ces sujets. Pour remédier à cela, vous pouvez encourager l’échange et le recours à un langage plus affirmatif. Quel que soit le problème sous-jacent, il sera profitable de le poser sur la table et d’en discuter.

Personnellement, quand j’entends une de ces expressions, j’ai désormais le questionnement suivant :

• Y a-t-il un message caché et lequel ?
• S’il n’y a pas de message caché, existe-t-il un plan d’action clair qui devrait être énoncé à la place ?

Et d’un point de vue diagnostique de la dynamique des individus et de l’équipe, si je fais le lien avec mon article précédent sur la dynamique d’équipe et  le modèle des énergies, l’utilisation répétée de ces formulations dans une équipe amène en premier lieu sur la piste d’un manque de Feu, c’est -à-dire de motivation, de passage à l’action, de challenge, d’engagement.

Valoriser la clarté et la précision

En favorisant un langage clair et précis, les équipes peuvent mieux se comprendre et éviter les malentendus. Les formulations conditionnelles peuvent conduire à des interprétations diverses et à une confusion sur les attentes réelles. En effet, l’équipe peut se trouver confrontée à diverses problématiques si les choses ne sont pas clairement dites. Il peut y avoir un doute sur l’identité d’un responsable d’une action (si c’est tout le monde, c’est personne), voire la mise en place d’une stratégie d’évitement au sein de l’équipe pour ne pas prendre de responsabilité tout en se cachant derrière ces formulations. Cela induit une prise de décision plus difficile et le maintien en l’état des problèmes environnants.

Il est donc important que vous encouragiez une communication précise et directe pour tous, et en premier lieu vous devez adopter cette communication vous-même, montrer l’exemple : si vous voulez vous engager, dites-le, si vous avez un doute, dites-le. Comme la nature qui a horreur du vide, une équipe a horreur de l’imprécision, et elle remplace facilement toute ambiguïté par un comportement inadéquat, une mauvaise interprétation ou l’élaboration d’un scénario catastrophe.

Et quand vous le pouvez, suggérez des reformulations qui éliminent l’ambiguïté. Par exemple, proposez de remplacer « On pourrait peut-être revoir notre approche » par « Je propose que nous réexaminions notre approche ensemble lors de la réunion de demain. » N’oubliez pas aussi que lors d’un travail en équipe, la clarté vient aussi d’une bonne définition de qui fait quoi pour quand.

Par ailleurs, le fait de proposer des formulations claires et directes joue sur la motivation de l’équipe, qui se sent plus en sécurité, mieux pilotée, favorisant ainsi un environnement propice à la prise d’initiative, à la confiance mutuelle et à une meilleure efficacité dans la réalisation des tâches assignées.

Pour conclure

Le choix des mots ne doit pas être sous-estimé dans la communication d’équipe. Les expressions équivoques peuvent nuire à la clarté des échanges et affecter l’engagement et la motivation. Les managers, les coachs ont un rôle crucial à jouer en encourageant une communication claire, directe et responsable pour favoriser la cohésion et la performance de l’équipe.

Evidemment, il n’est pas non plus question de bannir complètement du langage ces expressions, mais de bien prendre conscience que dans certains cas elles peuvent être des indices sur le fonctionnement de l’équipe et que pour la prise de décision et l’efficacité, la précision est une nécessité.

En somme, la conscience des nuances du langage et l’encouragement à une expression plus précise peuvent constituer des leviers importants pour une communication efficace au sein d’une équipe, favorisant ainsi une meilleure collaboration et des résultats plus satisfaisants.

(Photo de Volodymyr Hryshchenko sur Unsplash)