Mesurer la santé de l’équipe (2ème partie)

Cette article est la suite de « Mesurer la santé de l’équipe (1ère partie)« 

Mettre en place des 1 à 1 réguliers et orientés avant tout vers le collaborateur.

Le 1 à 1 est un must have ou plutôt un must do de tous les managers. S’il est bien fait cependant… En effet, le 1 à 1 est malheureusement parfois organisé comme un mini-entretien individuel d’objectif entre le manager et l’équipier, avec beaucoup d’informations descendantes et – quand cela s’y prête – des informations ascendantes. Et c’est bien là une grande erreur ! Le 1 à 1 est d’abord une source importante d’information pour un manager, autant sur le collaborateur que sur l’équipe. 

Il doit d’abord servir à créer un canal de confiance entre le collaborateur et le manager, par la libération de la parole du collaborateur. Le manager à exclusivement une posture d’écoute et d’accueil non-jugeante dans toute la première partie du 1 à 1. Il se pose en réceptacle des maux du collaborateur, qui peut alors partager en toute confiance les différentes problématiques qu’il rencontre et comment il compte les appréhender, quels sont ses succès et envies du moment. 

Puis une fois que le collaborateur a pu déposer ses valises auprès du manager, il est enfin disponible pour entendre les feedbacks de son manager, ses conseils, ses demandes, les nouveaux objectifs. L’idéal étant que cela revête la forme d’une discussion et non celle d’une liste de vœux de manager.

Côté fréquence et durée, il est recommandé de ne pas espacer de plus de 2 semaines chaque occurrence, une occurrence de 30 minutes par semaine étant l’idéal. Cela permet  de ne pas oublier les faits importants, de ne pas avoir trop de choses à se dire et donc ne pas avoir à en laisser de côté. Cela libère aussi l’esprit de savoir que les tracas et questions seront abordés très prochainement. D’ailleurs, il n’est pas rare dans une équipe qui les pratique de manière régulière que les 1 à 1 se terminent au bout de 10 ou 20 minutes, cela est souvent le signe que la communication est fluide et suffisante pour tous.

Bien que ce genre de mesure ne soit pas “formel” (on ne ressort pas du 1 à 1 avec une note ou un pourcentage de satisfaction), elle permet au manager de prendre la température de son équipe et d’avoir l’opportunité de s’attaquer aux problèmes au plus près du terrain.

Permettre le feedback régulier SUR le management  

Comme on le dit, “on intègre une entreprise et on quitte un manager !”

Alors pour éviter que cela n’arrive, si vous êtes un manager, mettez en place un questionnaire régulier auprès des collaborateurs afin d’évaluer VOTRE performance.

Demandez-leur d’évaluer leur satisfaction sur les thèmes relatifs à votre relation manager/collaborateur (écoute, présence, clarté des objectifs, vision, développement personnel, autonomie et délégation, innovation, influence, etc.) sur une échelle de 1 à 10 par exemple, avec un recueil de verbatim.

Faites le chaque semestre, et prenez l’engagement de vos actions face à l’équipe. C’est un gage fort de transparence et d’engagement et cela peut être inspirant pour l’équipe.

Alors, certes, cela peut être perturbant pour le manager et peut parfois faire mal à l’égo, mais comment s’améliorer si on ne sait pas ce qu’il faut améliorer ?

Faire des rétrospectives d’équipe

Les rétrospectives d’équipe sont une pratique courante dans les méthodologies agiles. Il existe de nombreux modèles de rétrospectives différents (le +/-, le DAKI/KISS, le KDS, etc.) que vous pourrez retrouver sur le net. 

Elles consistent à organiser une réunion périodique en fin de cycle (on va parler de sprint dans la méthode scrum par exemple) pour discuter de l’expérience de l’équipe durant le cycle écoulé, à coups de post-it et de partage des réflexions. 

L’objectif principal est d’améliorer le fonctionnement de l’équipe en identifiant les problèmes rencontrés, pour ensuite proposer des solutions pour les résoudre. Les membres de l’équipe expriment leur point de vue sur ce qui s’est bien passé et sur ce qui pourrait être amélioré. Ensuite, des actions concrètes sont prises pour améliorer les processus de travail, l’efficacité de l’équipe et la qualité des résultats produits.

Ces rétrospectives permettent également de mesurer l’état de santé de l’équipe et de comprendre les facteurs qui influencent la productivité et la motivation. En effet, elles fournissent une occasion de faire le point sur l’état d’esprit et l’engagement des membres de l’équipe, ainsi que sur leur niveau de satisfaction. 

Lorsque ces réunions sont menées régulièrement, elles permettent à l’équipe de maintenir une culture de réflexion et d’adaptation constante. Cela crée un environnement favorable à l’apprentissage et à l’innovation, où les membres de l’équipe peuvent se sentir en confiance pour proposer de nouvelles idées et expérimenter de nouvelles pratiques de travail.

Encore une fois, il s’agit d’une mesure non “formelle”, mais c’est une source d’information très intéressante sur la vie de l’équipe.

Faire des rétrospectives “améliorées”

Les rétrospectives d’équipe sont un outil précieux pour améliorer le fonctionnement d’une équipe et mesurer son état de santé. 

Pour aller plus loin, il est possible de prévoir plusieurs angles d’attaque lors de ces rétrospectives. Par exemple, on peut demander à l’équipe de partager ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré, en se concentrant sur différents domaines tels que les processus de l’équipe, les compétences, la communication, la mise en œuvre de l’agilité ou encore l’engagement et le passage à l’action. Cette approche permet de réinvestir un outil bien connu de l’équipe, la rétrospective, tout en explorant les différents aspects de son fonctionnement. 

Un autre exemple pourrait être de questionner l’équipe sur son fonctionnement sur la base des points cardinaux du « Heart of Agile« , c’est à dire Collaborer, Livrer, Améliorer et Réfléchir.

Cela permet également de se rapprocher d’un outil tel que le squad health check que nous avons vu dans la première partie de l’article, tout en apportant une approche novatrice et adaptée aux besoins spécifiques de l’équipe. 

En utilisant cette méthode, l’équipe peut progresser de manière plus efficace et se concentrer sur les aspects clés qui ont le plus d’impact sur sa performance.

Les pulse surveys 

Les pulse surveys sont des enquêtes rapides et fréquentes réalisées auprès des collaborateurs pour mesurer leur engagement, leur satisfaction et leur bien-être. Cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises car elle permet d’obtenir rapidement des informations précieuses sur les attentes et les besoins des collaborateurs, tout en maintenant une communication ouverte et bienveillante. Les résultats de ces enquêtes permettent aux managers d’identifier les points de tension, les sources de stress et les préoccupations, et ainsi de mettre en place des mesures pour améliorer la satisfaction et l’engagement de l’équipe.

Les pulse surveys peuvent être facilement mises en place en utilisant des outils de sondage en ligne. Elles sont courtes et fréquentes, avec des questions ciblées qui ne prennent que quelques minutes à remplir. Pour que les collaborateurs se sentent à l’aise et en confiance pour répondre de manière honnête, l’anonymat doit être assuré.

Ces enquêtes sont un moyen efficace de mesurer la santé des équipes et de prendre des mesures pour améliorer l’expérience des collaborateurs.

Une fréquence mensuelle ou trimestrielle est généralement recommandée pour maintenir une communication régulière avec les collaborateurs et obtenir un suivi précis de l’évolution de l’engagement et de la satisfaction. 

Bref, les pulse surveys sont un outil intéressant pour mesurer le bien-être et l’engagement des collaborateurs et pour maintenir une communication ouverte et régulière avec eux. Les entreprises modernes doivent considérer ces enquêtes comme un moyen important d’améliorer leur culture d’entreprise et de maintenir leur compétitivité sur le marché.

Pour conclure

Mesurer la santé des équipes est un élément crucial pour améliorer leur fonctionnement et leur performance. Il est essentiel de s’assurer que les équipes soient en bonne santé pour assurer le succès de l’entreprise. Les outils présentés ici sont des moyens efficaces pour mesurer la santé des équipes et pour améliorer leur fonctionnement de manière proactive. En utilisant ces outils de manière continue et en apportant les ajustements nécessaires, les équipes peuvent être plus efficaces, plus productives et plus engagées, ce qui se traduit au final par une entreprise plus performante et plus rentable. N’est-ce pas simplement ce que nous voulons tous ?

(Photos de Kai Dahms et de Chang Duong sur Unsplash)